Automatización del formulario en Salesforce

Hemos desarrollado un flujo automatizado en Salesforce que se activa cuando los datos ingresados en el objeto Debi Formularios son validados y procesados. Este flujo simplifica enormemente la gestión de los contactos, oportunidades y donaciones, ya que, en lugar de realizar estos procesos de forma manual, el sistema los ejecuta automáticamente.

El proceso se inicia tomando los datos capturados en los formularios web y, mediante la lógica definida en Salesforce, se encarga de:

• Validar la información ingresada
• Buscar y/o crear contactos en la base de datos
• Crear oportunidades y donaciones, según las necesidades de los usuarios

Este enfoque permite ahorrar tiempo y evitar errores humanos en la creación de registros, optimizando la administración de datos y garantizando que las donaciones se procesen de manera eficiente.

¿Cómo funciona?

Inicio del Flujo

• Se activa automáticamente 15 minutos después de la creación del formulario.

Obtención de Datos del Formulario

• El flujo toma los valores del formulario y procede con su ejecución.

Búsqueda de Contacto en Salesforce

• Utilizando el correo electrónico o DNI, el flujo busca el contacto en Salesforce.

Manejo de Múltiples Contactos

• Si se encuentra más de un contacto con el mismo correo electrónico o DNI, se muestra un mensaje de error en el formulario indicando:
  "Más de un contacto con el mismo DNI o email".
  La etapa del formulario se establece como Pending.
• Si solo se encuentra un contacto, se actualizan los datos del contacto con la información del formulario.

Creación de Nuevo Contacto o Candidato

• Si no se encuentra ningún contacto, se verifica si el formulario tiene todos los datos completos:
  • Si faltan datos, se crea un candidato y se lo asigna al formulario para su posterior gestión.
  • Si todos los datos están completos, se crea un nuevo contacto en Salesforce con la información del formulario.
  • No se crean ambos registros: o se genera un candidato o se genera un contacto.

Validación del Formulario

• Se verifica si se completaron los datos necesarios para la donación (número de tarjeta, frecuencia, monto).
• Si falta algún dato, se muestra un mensaje de error indicando:
  "Formulario incompleto para procesamiento de donación".
  La etapa del formulario queda como Pending.

Creación del Método de Pago

• Si se completaron todos los datos, se crea un nuevo método de pago (TC Método de Pago) y se relaciona con el contacto creado.

Verificación de Frecuencia para Creación de Oportunidad o Donación Recurrente

• Frecuencia "Única vez":

  • Se crea una oportunidad validando la fecha:
    • Si la fecha es menor a 25, la oportunidad se crea para el mismo mes.
    • Si la fecha es mayor a 25, se crea para el siguiente mes.
  • Luego, se marca el formulario como Completado.

• Frecuencia "Mensual":

  • Si hay donaciones activas relacionadas con el contacto, se muestra el mensaje:
    "Se encontró una DR activa del contacto".
    La etapa del formulario se establece como Pending para manejo manual.
  • Si no hay donaciones activas, se crea una nueva donación con los campos completados y se actualiza el estado del formulario a Procesado.

Novedad

• Se puede configurar un email template personalizado para enviar a los donantes al finalizar el formulario.

Beneficios

• Automatización del Proceso de Registro: Simplifica y automatiza el registro y actualización de contactos, candidatos y donaciones.
• Reducción de Errores: Minimiza errores manuales en la entrada de datos y validaciones.
• Gestión Eficiente de Donaciones: Facilita la gestión de donaciones únicas y recurrentes, asegurando un flujo de trabajo fluido y eficiente.
• Manejo de Candidatos: Permite capturar información parcial de posibles donantes, asegurando su seguimiento sin interferir con la base de contactos definitiva.